Det er nu du skal i gang!
Microsoft Teams. Du har helt sikkert hørt om det. Måske har du også overvejet, om det kunne være relevant for din virksomhed. Det korte svar er “Ja, helt bestemt!”
Nøgleordet for arbejdspladsen anno 2021 er nemlig samarbejde. I mange virksomheder bruges op mod 80 procent af tiden på at samarbejde med andre. Det kræver effektive værktøjer, der skaber overblik og transparens for alle. Netop dét kan Microsoft Teams.
Her i artiklen giver vi dig 5 gode grunde til at komme i gang med Microsoft Teams og lade 2021 være startskuddet til nemmere kommunikation og bedre samarbejde i det nye årti.
Hvad er Microsoft Teams helt præcist?
Microsoft Teams er en Office 365-applikation, der effektiviserer kommunikationen og samarbejdet med kolleger og samarbejdspartnere i og uden for virksomheden. Mange beskriver også Teams som en “samarbejdshub”, dvs. en platform, hvor den daglige koordination og informationsudveksling finder sted. Helt konkret kombinerer Teams chat, fil-deling, video og telefoni og fungerer samtidig som et sikkerhedslag, der beskytter virksomhedens data.
1. Aflast din indbakke med en mere overskuelig samarbejds-platform
Du kender det nok godt – problemet med overfyldte og uoverskuelige mail-indbakker.
Din indbakke er nemlig struktureret kronologisk, og det er op til dig selv at organisere den yderligere. Det er der nogen, der tager helt alvorligt med avancerede mappe-strukturer, men indsatsen gavner sjældent andre i virksomheden. For det store flertal forbliver indbakken et uoverskueligt morads af usammenhængende informationer.
Derudover er der problemerne med over- og underinformation. Er du leder, kender du nok problemet med at være cc på alt for mange uvedkommende mails. Et andet irriterende fænomen er mailkorrespondancer, der sander til i personlig smalltalk. På den anden side har du sikkert også oplevet at mangle information, når du bliver involveret i et projekt, men ikke har adgang til mailkorrespondancer eller de dokumenter, der tidligere er blevet udvekslet.
Med Teams får du overskuelig kommunikation i realtid organiseret efter kontekst og emne. På den måde bliver det nemt at lokalisere bestemt information, og team-medlemmerne kan selv holde sig ajour med samarbejdets udvikling. Har du brug for respons fra en bestemt kollega, nævner du bare vedkommende med @-symbolet, ligesom du kender det fra fx LinkedIn.
2. Én indgang til dit daglige arbejde
Mister du nogle gange overblikket, når du får for mange programmer åbnet op på én gang og pludselig sidder med adskillige dokumenter, regneark og præsentationer i hvert deres vindue?
Som vidensarbejder i det 21. århundrede (og ja, det inkluderer langt de fleste af os) er de gode, gamle Office-programmer en uundværlig del af hverdagen. Ofte kan man ikke løse én opgave uden at benytte flere forskellige programmer med en række vinduer åbne. Samtidig kommer der hele tiden nye smarte applikationer, som man skal forholde sig til og bruge i det daglige arbejde.
Teams er integreret med Office-pakken og Microsofts andre tjenester som Power BI og Planner. På den måde bliver Teams en slags portal, der samler alle de applikationer, du bruger i hverdagen, så du kun behøver at have en enkelt vindue åbent. Det er et kæmpe plus i hverdagen. Jo mere overskueligt dit arbejds-setup er, jo mere får du fra hånden.
Udover chat understøtter Teams også video og tale. Faktisk er Skype for Business fuldt ud integreret i Teams og vil fra midten af 2021 ikke længere være et selvstændigt produkt. Med Teams sidder du altså i midten af dit eget samarbejdshub, hvor du nemt kan styre samarbejdet med dine kolleger og andre samarbejdspartnere via skrift, tale, video og fil-deling.
3. Integrer medarbejdernes yndlings apps uden at kompromittere sikkerheden
28 % af alle medarbejdere bruger mindst ét ikke-godkendt værktøj til at supplere de programmer og værktøjer, deres arbejdsplads stiller til rådighed. De gør det, fordi de har god erfaring med værktøjerne og gerne vil have deres arbejdsopgaver i mål. Men samtidig udsætter de virksomhedens følsomme data for en høj sikkerhedsrisiko – ofte helt uvidende.
Problemet er løst med Teams, som stiller et brugerdefinerbart landskab til rådighed, omkranset af et sikkert og kontrollerbart miljø i form af Office 365. Opgraderer du til Microsoft 365, kan du yderligere sikre en automatiseret og universel håndhævelse af virksomhedens sikkerhedspolitikker.
Med Teams kan du trygt lade dine medarbejdere benytte de værktøjer, de foretrækker, hvad enten de er en del af arbejdspladsens it-setup eller ej. Ved at tilgå applikationerne via Teams, er virksomhedens data sikret, mens indholdet og bruger-oplevelsen er nøjagtigt den samme.
4. Arbejd hvor som helst når som helst
Med Teams på den bærbare eller som en app på mobilen kan du fortsætte arbejdet, hvor du slap eller følge op på en henvendelse når som helst og hvor som helst. Det er selvfølgelig vigtigt at holde fri, når man har fri, men med nutidens fleksible arbejdsliv er det alfa og omega at kunne arbejde lige så effektivt på farten som på kontoret.
Med Teams undgår du besværet med at logge ind på dit fjernskrivebord for at få adgang til dokumenter og fællesdrev, og du slipper for at gemme dokumenter lokalt på din bærbare computer eller din mobil. Det er i øvrigt en dum sikkerhedsrisiko og et totalt GDPR no-go, hvis du har med personoplysninger at gøre.
5. Vidensdeling, der fungerer
Det er ikke altid de samme personer, der starter et projekt, som også afslutter det. Folk bliver involveret i et projekt på forskellige tidspunkter af dets levetid. Har du været på ferie, syg eller er ny i et projekt, kan du med Teams hurtigt og nemt lade dig opdatere. Det samme gælder nye medarbejdere. Med Teams kan du følge en kommunikationstråd, se de seneste ændringer og samtidig gå tilbage i tid og ajourføre dig på historikken. Det sparer tid og gør, at du hurtigt er up-to-date. Ja, ifølge Microsoft selv, oplever medarbejderne, at den tid de bruger på at søge oplysninger reduceres med 35 procent.
Teams kan også bruges som intranet til intern videndeling. I hver kanal kan du nemt oprette en wiki med generel information, der er relevant i den givne sammenhæng. På den måde har alle hurtig adgang til teamets eller virksomhedens samlede viden, og virksomheden bliver mindre sårbar over for nøglemedarbejderes fravær.
Kort sagt: Teams øger produktiviteten
Microsofts mission er at styrke enhver person på kloden til at opnå mere. Det lyder fornemt, men handler ganske enkelt om effektivitet, overskuelighed og transparens. Med Teams er du godt i gang med at øge produktiviteten i din virksomhed og dermed klæde virksomheden på til vækst og succes.
... og er for mange virksomheder gratis!
Bruger I allerede Office 365 eller Microsoft 365 i din virksomhed, kan I gå i gang med Teams kvit og frit.
Ja, faktisk vil vi påstå, at du først får fuld valuta for pengene, når Teams’ store potentiale også udnyttes. Lad 2021 være startskuddet!
Spørgsmål?
Er du i tvivl om hvilken Office-løsning I har i din virksomhed eller hvilken der vil være den bedste for jer?
Kontakt os endelig, så kan vi hurtigt få styr på teknikken og hjælpe dig i gang med Teams.
