Navigation

Pindstrup Mosebrug A/S

– Hosting af forretningskritisk global IT-løsning

Pottemuld, plænestarter og sphagnum er blot nogle få af de mange produkter fra Pindstrup, som danske haveejere kender fra planteskolen. Ud over en solid tilstedeværelse på det danske marked har Pindstrup opbygget en global virksomhed med 700 medarbejdere, mange lokale salgs- og produktionsenheder og kunder i over 100 lande.  De mange aktiviteter i både produktion og salg knyttes sammen på tværs af landegrænser via fælles produktionssystemer og et fælles ERP-system. Disse systemer er livsnerven i driften af Pindstrup: Hvis de er nede, ligger produktionen stille.

Pindstrup har samarbejdet med IT Forum Gruppen om IT siden 2011, og siden 2012 har alle systemer været hostet på IT Forum Gruppens servere. IT Forum Gruppen varetager desuden helpdesk og diverse supportfunktioner.

Egne it-folk havde svært ved at følge med

”Vi havde i mange år selv stået for IT-driften. Og vi oplevede, at det blev sværere og sværere at opkvalificere vores tre IT-medarbejdere. Mængden af ny og nødvendig viden steg voldsomt, og det var svært at følge med og samtidig passe den daglige drift”, fortæller Tomas Guldberg Hansen, som er CFO hos Pindstrup.

IT Forum Gruppen var blevet anbefalet og deltog med et par andre IT-udbydere i en minilicitation. Det første år blev systemerne fortsat drevet på Pindstrups egne servere, hvorefter virksomheden tog skiftet til IT Forum Gruppens servere, som tilgås via internettet, fra alle Pindstrups lokalitioner rundt omkring i verden.

Samarbejdet med IT Forum Gruppen har givet Pindstrup adgang til den specialistviden, som er nødvendig for at drive et globalt IT-system. Desuden fungerer IT Forum Gruppen også som uformelle rådgivere på de områder, som grænser op til selve driftsaftalen, fx valg af internetløsning.

Skift af servere på én weekend, uden bøvl

Da IT er forretningskritisk for Pindstrup, er virksomheden kun interesseret i en partner, som kan dokumentere stor erfaring og en struktureret tilgang til processer. Tomas Guldberg Hansen nævner netop skiftet fra egne til IT Forum Gruppens servere som eksempel på en opgave, som kræver velafprøvede metoder og grundighed i udførelsen. Og som lykkedes over forventning.

”Der blev slukket for de gamle servere om fredagen, og vi var blevet lovet, at systemerne ville være klar, når vi mødte ind mandag morgen. Der var stor opmærksomhed om processen blandt vores sælgere fra hele verden, som tilfældigvis var samlet til seminar den weekend. Og stor var overraskelsen og glæden, da der begyndte at tikke mails ind allerede lørdag aften”, erindrer Tomas.

Tomas forklarer, at skiftet gik så legende let, fordi det var grundigt forberedt. IT Forum Gruppen havde planlagt hele forløbet i detaljen og havde desuden foretaget test på de mest kritiske elementer.

Medarbejderne blev mere selvhjulpne

Også i dag kører systemerne, som de skal, og teknisk set har der ikke været nogen ulemper ved at outsource. Hvad der derimod har ændret sig, er supporten og den måde, som medarbejderne bruger den på.

”Man kan sige, at psykologisk set er supporten flyttet længere væk. Specielt i starten var der en ekstra barriere, fordi medarbejderne skulle ringe til nogen, de ikke kendte i forvejen. Og det havde faktisk den virkning, at medarbejderne gjorde en ekstra indsats for selv at løse problemet”, fortæller Tomas.

En anden fordel ved den outsourcede helpdesk er, at IT Forum Gruppen på systematisk vis registrerer alle henvendelser og derfor har et komplet overblik over brugernes problemer og udfordringer. På den måde er det muligt at se, om der er nogle gennemgående problemer, som så kan afhjælpes fra centralt hold, hvad enten der er tale om forbedrede vejledninger eller justeringer i setup’et.